Ulkoasiainministeriön puolisoyhdistyksen ULPU ry:n säännöt
1 Nimi ja kotipaikka
Yhdistyksen nimi on Ulkoasiainministeriön puolisoyhdistys ULPU ry ja sen kotipaikka Helsinki.
2 Tarkoitus ja toiminnanlaatu
Yhdistyksen tarkoitus on toimia Suomen ulkoasiainhallinnon palveluksessa olevien virkamiesten puolisoiden yhdyssiteenä, valvoa heidän etuaan ja edistää jäsenten tietoja ja taitoja ulkoasiainhallinnon toimialaan kuuluvissa asioissa ja tehtävissä. Tarkoituksensa toteuttamiseksi yhdistys järjestää neuvottelu-, koulutus- ja esitelmätilaisuuksia, antaa lausuntoja, tekee aloitteita sekä ylläpitää kotimaisia ja kansainvälisiä yhteyksiä. Yhdistys järjestää myös virkistys- ja vapaa-ajan toimintaa jäsenkunnalleen. Tiedotustoimintaa ja yhteydenpitoa jäsenten välillä yhdistys harjoittaa jäsenkirjein ja muilla soveltuvilla keinoilla. Toimintansa tukemiseksi yhdistys voi vastaanottaa lahjoituksia ja testamentteja, omistaa toimintaansa varten tarpeellista irtainta ja kiinteää omaisuutta sekä toimeenpanna rahankeräyksiä ja arpajaisia hankittuaan asianmukaisen luvan.
3 Jäsenet
Yhdistyksen jäseneksi voi liittyä ulkoasiainhallinnon virkamiehen puoliso. Eläkkeelle jääneiden ja edesmenneitten virkamiesten puolisot voivat jatkaa jäsenyyttään yhdistyksessä. Yhdistyksen hallitus voi anomuksesta hyväksyä myös muita jäseniä.Jäsenellä on oikeus erota yhdistyksestä ilmoittamalla siitä kirjallisesti hallitukselle tai sen puheenjohtajalle taikka ilmoittamalla eroamisesta yhdistyksen pöytäkirjaan merkittäväksi.
4 Jäsenmaksu
Jäseniltä perittävän liittymis- ja vuotuisen jäsenmaksun suuruudesta päättää vuosikokous.
5 Hallitus
Yhdistyksen asioita hoitaa hallitus, johon kuuluu puheenjohtaja ja vähintään 8 jäsentä. Vaalikokouksessa valitaan hallituksen puheenjohtaja ja muut hallituksen jäsenet lukuun ottamatta rahastonhoitajaa ja tilintarkastajia varamiehineen jotka valitaan vuosikokouksessa. Eläkkeelle jääneiden ja edesmenneitten työntekijöiden puolisoita on hallituksessa yksi tai enintään kaksi kerrallaan, ellei vaalikokous päätä toisin. Hallituksen jäsenten toimikausi on vaalikokousten välinen aika, lukuun ottamatta rahastonhoitajaa ja tilintarkastajia varamiehineen joiden toimikausi on vuosikokousten välinen aika. Hallitus valitsee keskuudestaan varapuheenjohtajan, sihteerin, rahastonhoitajan ja muut tarvittavat toimihenkilöt. Hallitus kokoontuu puheenjohtajan tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtajan kutsusta kun he katsovat siihen olevan aihetta tai kun vähintään 2 hallituksen jäsentä sitä vaatii. Hallitus on päätösvaltainen, kun vähintään puolet sen jäsenistä, puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja mukaan luettuna, on läsnä. Asiat ratkaistaan yksinkertaisella ääntenenemmistöllä. Äänten mennessä tasan ratkaisee puheenjohtajan mielipide, vaaleissa kuitenkin arpa.
6 Yhdistyksen nimen kirjoittaminen
Yhdistyksen nimen kirjoittavat hallituksen puheenjohtaja yksin tai hallituksen varapuheenjohtaja yhdessä sihteerin tai rahastonhoitajan kanssa.
7 Tilikausi ja tilintarkastus
Yhdistyksen tilikausi on kalenterivuosi. Tilinpäätös tarvittavine asiakirjoineen ja hallituksen vuosikertomus on annettava tilintarkastajille viimeistään kaksi viikkoa ennen vuosikokousta. Tilintarkastajien tulee antaa kirjallinen lausuntonsa hallitukselle viimeistään viikkoa ennen vuosikokousta.
8 Kokousten koollekutsuminen
Yhdistyksen kokoukset kutsuu koolle hallitus. Kokouskutsu on lähetettävä vähintään kaksi viikkoa ennen kokousta kirjallisena kullekin jäsenelle.
9 Yhdistyksen kokoukset
Yhdistyksen vuosikokous pidetään vuosittain hallituksen määräämänä päivänä ennen maaliskuun loppua. Yhdistyksen vaalikokous pidetään vuosittain hallituksen määräämänä päivänä ennen lokakuun loppua. Rahastonhoitaja sekä tilintarkastajat varamiehineen valitaan vuosikokouksessa keväällä. Ylimääräinen kokous pidetään, kun hallitus katsoo siihen olevan aihetta tai kun vähintään yksi kymmenesosa (1/10) yhdistyksen jäsenistä sitä hallitukselta erityisesti ilmoitettua asiaa varten kirjallisesti vaatii. Kokous on pidettävä 30 päivän kuluessa vaatimuksen esittämisestä. Yhdistyksen kokouksissa on jokaisella jäsenellä yksi ääni. Päätökset tehdään, ellei näissä säänöissä toisin määrätä, yksinkertaisella ääntenenemmistöllä. Äänten mennessä tasan ratkaistaan vaalit arvalla, mutta muissa asioissa tulee päätökseksi kokouksen puheenjohtajan mielipide.
10 Vuosi- ja vaalikokoukset
Yhdistyksen vuosikokouksessa käsitellään seuraavat asiat:
1. Kokouksen avaus
2. Valitaan kokouksen puheenjohtaja, sihteeri, kaksi pöytäkirjantarkastajaa ja kaksi ääntenlaskijaa
3. Todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus
4. Hyväksytään kokouksen työjärjestys
5. Esitetään tilinpäätös, vuosikertomus ja tilintarkastajien lausunto
6. Päätetään tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä hallitukselle ja muille vastuuvelvollisille
7. Vahvistetaan toimintasuunnitelma, tulo- ja menoarvio sekä liittymis- ja jäsenmaksun suuruus
8. Valitaan rahastonhoitaja sekä kaksi tilintarkastajaa ja heille kaksi varamiestä
9. Käsitellään muut kokouskutsussa mainitut asiat
10. Käsitellään muita kokouksessa esiin tulleita asioita
Yhdistyksen vaalikokouksessa käsitellään seuraavat asiat:
1. Kokouksen avaus
2. Valitaan kokouksen puheenjohtaja, sihteeri, kaksi pöytäkirjantarkastajaa ja kaksi ääntenlaskijaa
3. Todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus
4. Hyväksytään kokouksen työjärjestys
5. Valitaan hallituksen puheenjohtaja ja muut hallituksen jäsenet (lukuunottamatta rahastonhoitajaa)
6. Käsitellään muut kokouskutsussa mainitut asiat
7. Käsitellään muita kokouksessa esiin tulleita asioita
Mikäli yhdistyksen jäsen haluaa saada jonkin asian yhdistyksen kokouskutsuun liitettävälle asialistalle, on hänen siitä ilmoitettava hallitukselle hyvissä ajoin.
11 Sääntöjen muuttaminen ja yhdistyksen purkaminen
Päätös sääntöjen muuttamisesta ja yhdistyksen purkamisesta on tehtävä yhdistyksen kokouksessa vähintään kolmen neljäsosan (3/4) enemmistöllä annetuista äänistä. Äänestys voi tapahtua myös postitse. Kokouskutsussa on mainittava sääntöjen muuttamisesta tai yhdistyksen purkamisesta. Yhdistyksen purkautuessa käytetään yhdistyksen varat purkamisesta päättävän kokouksen määräämällä tavalla. Yhdistyksen tullessa lakkautetuksi käytetään varat kokouksen päättämällä tavalla.
12 Tällä sääntömuutoksella ei loukata jo saavutettuja jäsenoikeuksia.
